het gebeurt in het westen

Jaarverslag Stichting De Erker 2014.

2014 is een roerig jaar geweest voor de Erker. Het komen van een bestuur bestaande uit vrijwilligers  en het (bestuurlijk) gaan van SWS. Die overdracht ging niet zonder slag of stoot.

Begin januari is de sleutel door SWS en de wethouder overgedragen aan het bestuur van de stichting de Erker. Het bestuur bestond op dat moment uit twee personen maar de verwachting was dat het bestuur zich snel zou uitbreiden.

Voor de overdracht is gesproken over detachering van een SWS medewerker om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen. De SWS-medewerker is gedetacheerd maar het contract is nooit door de toenmalige voorzitter ondertekend. Met SWS is overleg geweest over een inboedel overname. De meningen binnen het bestuur waren verdeeld en de voorzitter heeft, zonder instemming van zijn medebestuurslid, SWS toegezegd dat hij akkoord was met het voorstel.

Het gevolg is nu dat de totale kosten van deze inboedelovername ad € 23.923,84 voor twee jaar zijn verrekend met de huur van een ruimte en SWS gebruik gemaakt van de bureaufaciliteiten. De facto een flink financieel verlies voor De Erker.

De medewerkers van SWS zijn nog steeds aanwezig en dit is nog steeds een onderwerp van discussie met SWS. Gezien de netelige financiële positie van De Erker wordt frequent overlegd met de directeur van SWS, vooralsnog zonder bevredigend resultaat.

Bestuurlijk
De slechte communicatie tussen de bestuursleden heeft een negatieve invloed gehad op de vrijwilligers alsmede op de potentiele huurders of gebruikers. Telefoon en mails werden niet of te laat beantwoord. Huurders zijn weg gegaan omdat de huren omhoog moesten om alle kosten te dekken. De vanuit SWS gedetacheerde medewerker heeft uiteindelijk het grootste deel van de werkzaamheden noodgedwongen alleen uitgevoerd. Facturen gingen mede daardoor te laat de deur uit. Dat was veel werk en na lang zoeken is een vrijwilliger tijdelijk bijgesprongen.

Kosten zijn bespaard door de inzet van vrijwilligers bij de inkoop voor bar en keuken en de schoonmaak van het pand.
Het bestuur heeft besloten het huurcontract voor 2014 nog niet te ondertekenen. De bezwaren tegen de inhoud van het voorgelegde contract zijn besproken met de vertegenwoordigers van Vastgoed. Ook is er sprake van ernstig achterstallig onderhoud. Wij wachten nu op een reactie van Vastgoed op ons laatste voorstel.
Het geld dat bestemd is voor huur van 2014 is op een spaarrekening geparkeerd.

Uitbreiding bestuur.
Er zijn gesprekken gevoerd met diverse personen om een bestuursfunctie te aanvaarden. Soms wel drie sessies met dezelfde mensen. De resultaten waren dat zij weliswaar interesse hadden maar geen zitting wilden nemen in een “sterfhuis constructie”. Eén van de opmerkingen: “ ik heb geen zin om aan een dood paard te trekken

Een optie om een bestuur uit betrokken vrijwilligers te vormen werd door de voorzitter geblokkeerd.
Richting gemeente werden negatieve en soms onjuiste berichten gecommuniceerd en dat werkte niet bevorderlijk in de samenwerking tussen de twee bestuursleden.  Eigenlijk ging ieder zijn gang. Maar door te lobbyen en praten kwamen er vanaf juli toch vrijwilligers bijeen om te boel op gang te brengen. Eén maal in de week werd er gesproken en werd er een lijntje uitgezet. Er werden activiteiten georganiseerd en er kwam weer roering in de Erker.

De gesprekken met de gemeente werden positiever en de vrijwilligers zagen dat we de goede kant op gingen. De gesprekken met de bibliotheek kwamen in een stroomversnelling met als gevolg dat we een geweldige openingsdag van de bibliotheek hadden. Er zijn nu tien vrijwilligers die dit bemannen.
De keuken ging langer open en het assortiment werd iets uitgebreid naar de behoefte van de bezoekers. Ook kwamen oude gesprekken weer ter tafel om de keuken nu eindelijk eens aan te passen. Deze is tenslotte dertig jaar oud en voldoet bij lange na niet aan de eisen van deze tijd. Na gesprekken met de gemeente is een groot bedrag gereserveerd en worden de overige gelden aangevraagd bij de fondsen.

Begeleiding.
De gemeente heeft in oktober een opdracht gegeven aan Hans Landa van organisatieadviesbureau BRUG8 om te bemiddelen bij de samenstelling van het bestuur. De voorzitter ging akkoord en de penningmeester niet. Deze weigerde op basis van de daarmee gepaard gaande kosten en er stond tenslotte een bestuur klaar om de Erker te gaan besturen. Toch was op 3 november de eerste bijeenkomst en al snel bleken de verschillen tussen de twee bestuursleden onoverbrugbaar en stelde de penningmeester zijn functie beschikbaar. Dit werd echter niet geaccepteerd en er kwamen afzonderlijke gesprekken.

Vanaf begin november werd onder leiding van Landa een traject gestart met een aantal vrijwilligers om te komen tot een goed bestuur. Doelstelling was een goed bestuur met ingang van 1 januari 2015. Hierdoor kwam alles in een stroomversnelling. Ook de gesprekken met de wethouder waren constructief en positief. Zoals de wethouder terecht zei: “ we laten elkaar niet los” en daar heeft het huidige bestuur dan ook het volste vertrouwen in.

Financiën
In de zomer van 2014 stevende De Erker af op een dramatisch verlies van minimaal € 25.000,--  Het ontbreken van een administratief medewerker was mede de oorzaak van een grote achterstand in het verzenden van facturen. In september is een vrijwilliger bereid gevonden de penningmeester te assisteren bij het voeren van de administratie, zodat de penningmeester meer tijd had om orde op zaken te stellen bij de algehele bedrijfsvoering. Deze actie heeft in ieder geval geleid tot het niet verder oplopen van het verlies. Om te komen tot een zorgvuldige en accurate opstelling van de jaarrekening 2014 is een (sponsor)afspraak gemaakt met accountantskantoor Bastiaanse.

Toekomst in 2015
Het bestuur van De Erker heeft de volgende stip op de (nabije) horizon geplaatst:
Betere samenwerking met alle partijen in en om de Erker.

Dat doen we door:
* Vrijwilligers (inmiddels 47) direct betrekken bij de uitvoering van de plannen van het bestuur;
* Vaste huurders en gebruikers te betrekken bij het opstellen van de plannen;
* Voorzieningen aan te pakken zoals keuken en toiletten;
* Vrijwilligers stimuleren om cursussen te volgen;
* Fondsen of bedrijven aan te schrijven;
* Kijken of we meer jongeren binnen kunnen halen en ze te betrekken bij de plannen van het bestuur.

Tot slot.
De Erker kan alleen maar een succes worden door een nog betere samenwerking met de vrijwilligers en ze op alle gebied te betrekken. Met de gemeente die volgens een amendement van enige jaren geleden zich verplicht heeft de vrijwilligers zo goed mogelijk te faciliteren.

Vastgesteld in de bestuursvergadering van 31 maart 2015.